Ringkas: Gmail kini dapat membalas email secara otomatis di dalam thread yang sudah ada melalui Workspace Studio. Fitur ini memakai Gemini untuk memproses informasi, tetapi admin dapat membatasi tindakan atau mewajibkan persetujuan pengguna.
Google menghadirkan kemampuan balasan otomatis di Gmail melalui tindakan baru bernama “Reply to email” dalam Workspace Studio. Fitur ini memungkinkan email dibalas di dalam thread yang sudah ada sambil mempertahankan riwayat percakapan, sehingga alur otomatis dapat menangani tindak lanjut, permintaan dukungan, atau pembaruan rutin dari awal hingga selesai.
Workspace Studio dapat mengirim balasan Gmail
Berdasarkan pengumuman resmi Google Workspace, tindakan baru ini mulai diluncurkan pada 14 September untuk akun Workspace yang memenuhi syarat. Google juga menambahkan langkah untuk membalas pesan di dalam thread Google Chat, yang membuat Workspace Studio menjadi alat otomasi yang lebih mampu tanpa memerlukan coding.
Gemini sebelumnya sudah dapat membaca Gmail dan merangkum pesan. Namun, kemampuan tersebut lebih terbatas ketika digunakan untuk mengatur pesan atau menjalankan tindakan secara massal. Gemini dapat memberi tahu isi kotak masuk, tetapi umumnya belum dapat melakukan banyak hal terhadap pesan-pesan tersebut.
Dengan tindakan baru ini, Workspace Studio memperoleh kemampuan lebih besar untuk bekerja di kotak masuk. Sebuah alur dapat mengambil informasi dari acara Calendar yang akan datang, menggunakan Gemini untuk memprosesnya, lalu meneruskan respons yang dibuat ke tindakan “Reply to email” dalam percakapan yang sudah ada.
Jika dikonfigurasi sesuai kebutuhan, fitur tersebut dapat digunakan untuk mengonfirmasi permintaan atau mengirim informasi lanjutan tanpa harus terus-menerus memeriksa Gmail.
Balasan tetap berada di thread Gmail
Sistem thread Gmail terkadang menyembunyikan balasan dan membuat percakapan panjang sulit diikuti. Dengan menempatkan respons otomatis di thread asli, alur ini mempertahankan riwayat percakapan. Balasan tidak dikirim sebagai pesan lanjutan yang terpisah dan mengabaikan isi percakapan sebelumnya.
Gmail sebenarnya sudah memiliki filter, label, aturan penerusan, dan template respons yang dapat mengotomatiskan sebagian pekerjaan di kotak masuk. Sebagian besar alat tersebut berfungsi untuk menyortir pesan atau mengurangi pekerjaan saat membalas. Workspace Studio dapat menghubungkan beberapa tindakan sekaligus dan menyelesaikan proses balasan itu sendiri.
Kontrol admin dan risiko privasi
Otomasi ini tetap memiliki risiko jika alurnya tidak dikonfigurasi dengan benar. Sistem dapat mengirim informasi yang keliru atau sensitif sebelum kesalahan tersebut diketahui.
Penggunaan AI di kotak masuk email sudah membutuhkan perhatian terhadap izin dan privasi. Ketika AI juga diizinkan berpartisipasi dalam percakapan, risikonya menjadi lebih besar. Google menyatakan bahwa administrator dapat menonaktifkan tindakan tertentu atau mewajibkan persetujuan pengguna ketika sebuah alur berpotensi membagikan informasi ke luar tim.
Fitur ini hanya tersedia untuk edisi Workspace Business, Enterprise, dan Education yang memenuhi syarat. Akun Gmail pribadi biasa tidak termasuk dalam peluncuran ini.
Dengan demikian, Workspace Studio memperluas otomasi Gmail dari sekadar menyortir pesan menjadi mengolah informasi dan mengirim balasan dalam percakapan yang sama, meski akses serta tindakannya tetap dapat dibatasi oleh administrator.
Poin penting
- Balasan otomatis Gmail di Workspace Studio
- Riwayat percakapan tetap terjaga
- Gemini memproses informasi alur
- Peluncuran mulai 14 September
- Kontrol admin untuk persetujuan
- Hanya edisi Workspace tertentu
Sumber: https://www.makeuseof.com/gmail-reply-automatically/
